1. Alcance y compromiso
Esta política obliga a todo el personal de La Matriz SAS —socios, empleados, contratistas y aliados comerciales— en la operación de geomia y del resto del ecosistema.
La Matriz SAS no supera los umbrales que hacen obligatorio ante la Superintendencia de Sociedades el sistema de autogestión y control del riesgo integral de lavado de activos, financiación del terrorismo y de la proliferación de armas de destrucción masiva (SAGRILAFT). Aun así, adoptamos voluntariamente los controles que esta política describe.
Nuestra postura es de tolerancia cero: preferimos perder un negocio antes que aceptar un cliente, un aliado o una operación que no podamos explicar.
2. Quién responde: la función de cumplimiento
La función de cumplimiento está formalmente asignada a un Oficial de Cumplimiento designado por escrito:
Jason David Cubides Fajardo — Representante Legal, designado desde el 30 de Julio de 2026. Canal de contacto: lamatrizsas@gmail.com.
Por el tamaño actual de la compañía no existe un departamento independiente; la función se ejerce de forma directa y reporta al máximo órgano social. El Oficial de Cumplimiento tiene acceso irrestricto a toda la información de la operación, autonomía para suspender una operación o una vinculación, y apoyo de asesoría externa especializada para las revisiones periódicas.
3. Conocimiento del cliente y del aliado
Antes de habilitar a alguien para operar o recibir dinero, verificamos como mínimo: identidad del titular (documento o NIT), existencia y representación legal cuando es empresa, actividad económica declarada, y datos de contacto reales.
La debida diligencia completa se exige antes de que alguien reciba o mueva dinero por la plataforma (aliados que reciben pagos, cuentas de recaudo, pasarelas de clientes). Las cuentas que solo usan funciones sin dinero se abren con identidad verificada por correo o teléfono. La información se actualiza cuando cambian las condiciones.
Aplicamos debida diligencia intensificada —aprobación expresa del Oficial de Cumplimiento y soporte del origen de los fondos— cuando el contraparte es una Persona Expuesta Políticamente (PEP), opera desde jurisdicciones de alto riesgo, o su operación no guarda relación con la actividad que declaró.
4. Consulta en listas restrictivas
Al vincular a un cliente o aliado —a más tardar al día siguiente— y después cada semana, consultamos su nombre y su número de documento en la Lista Consolidada del Consejo de Seguridad de la ONU y en la lista SDN de la OFAC (Clinton), con una copia de ambas que se actualiza cada día desde su fuente oficial. Se consulta al titular y, cuando es una empresa, a su representante legal. Cada consulta queda registrada con su fecha, la versión de cada lista y el resultado.
Una posible coincidencia no bloquea por sí sola: se escala de inmediato al Oficial de Cumplimiento, que decide si es un homónimo o si procede el rechazo de la vinculación y el reporte.
5. Monitoreo de operaciones y señales de alerta
Cada operación queda registrada con su autor, su fecha y su soporte, y se contrasta contra el perfil declarado del cliente. Las desviaciones se revisan y quedan documentadas, tanto si terminan en reporte como si se descartan.
Riesgos propios de geomia:
- Copias del programa redistribuidas o vendidas por terceros como si fueran licencias propias.
- Uso del certificado de licencia para acreditar ante un cliente un software que no se tiene.
Señales de alerta que vigilamos:
- Instaladores de geomia ofrecidos desde otro sitio o a cambio de un pago a terceros.
- Un certificado cuyo número no corresponde al licenciatario que lo presenta.
6. Prevención del fraude
Además del riesgo de lavado, protegemos la operación contra el fraude con controles transversales: verificación de identidad y del medio de pago, controles antifraude de la pasarela de recaudo, límites y alertas sobre montos y frecuencia, doble control en salidas de dinero, separación entre quien registra y quien aprueba, y bitácora de auditoría inalterable sobre las acciones sensibles.
No recibimos ni entregamos efectivo. Todo el dinero entra y sale por entidades financieras y pasarelas de pago vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia, lo que deja rastro bancario de cada movimiento.
Controles específicos de geomia:
- El instalador solo se publica en el almacenamiento de La Matriz y la web enlaza a ese único origen.
- Cada certificado de licencia lleva un número propio, el licenciatario y su NIT, y lo firma el representante legal.
7. Conservación de registros
Conservamos los soportes de vinculación, las transacciones y los análisis de operaciones inusuales por un término mínimo de cinco (5) años, y los soportes contables por el término que exige el Código de Comercio. Los registros de auditoría solo se agregan: nuestros procesos no los editan ni los borran.
8. Reportes: canal interno y UIAF
Cualquier persona del equipo que detecte algo inusual debe reportarlo al Oficial de Cumplimiento por el canal interno, sin excepción y sin represalias. El reporte interno es obligatorio aunque la sospecha resulte infundada.
El Oficial de Cumplimiento analiza el caso y, si la inusualidad no queda justificada, presenta el Reporte de Operación Sospechosa (ROS) ante la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF), junto con los demás reportes que la normativa exija.
Presentar un ROS no es una acusación y no requiere certeza del delito. Al involucrado no se le informa del reporte: la ley lo prohíbe expresamente.
9. Capacitación y consecuencias
Todo el personal recibe capacitación en esta política al vincularse y, como mínimo, una vez al año. Se deja registro de quién la recibió y cuándo.
Incumplir esta política es falta grave: da lugar a la terminación del contrato laboral o comercial con justa causa, sin perjuicio de las acciones penales y civiles que correspondan.
10. Vigencia y actualización
Esta política rige desde el 30 de Julio de 2026 y se revisa al menos una vez al año, o antes si cambia la normativa o el perfil de riesgo del negocio. La versión vigente es siempre la publicada en esta página.
¿Necesitas la política firmada, la carta de designación del Oficial de Cumplimiento o diligenciar un formulario de conocimiento de proveedor? Escríbenos a lamatrizsas@gmail.com.